Zorganizowanie konferencji biznesowej to naprawdę duże przedsięwzięcie, niezależnie od tego, ile osób ma w niej wziąć udział. Należy zadbać o wiele rzeczy, począwszy od określenia budżetu przedsięwzięcia, do znalezienia miejsca na konferencję, po odpowiednią reklamę tego wydarzenia. Ilość przygotowań może przerosnąć jedną osobę, zwłaszcza gdy nie posiada ona większego doświadczenia. Warto więc dowiedzieć się, o co bezwzględnie trzeba zadbać, by konferencja biznesowa odbyła się z sukcesem, a także znaleźć osoby z branży, które pomogą nam nadać temu wszystkiemu odpowiednie ramy. O czym więc pamiętać na początek?
Konferencja biznesowa – od czego trzeba zacząć?
Pierwszy i najważniejszy krok przy organizacji konferencji to określenie budżetu. Musimy wiedzieć, jakimi kwotami dysponujemy, aby wiedzieć, na ile możemy sobie pozwolić. Ilość pieniędzy wpływa bowiem na wszystko – na wybór lokalizacji, dodatkowych atrakcji, wyżywienia czy materiałów reklamowych dla Gości. Ułożenie kosztorysu sprawi, że będziemy widzieć, ile pieniędzy potrzebujemy bezwzględnie, a gdzie możemy sobie pozwolić na obniżenie kosztów. Unikniemy też sytuacji, w której wydatki przerosną budżet. Jeżeli nie radzimy sobie z ułożeniem kosztorysu konferencji, warto poprosić o pomoc doradcę finansowego. Kolejna ważna sprawa, o którą trzeba zadbać, by konferencja biznesowa się udała, to wybór lokalizacji. Powinna ona być dogodna i atrakcyjna dla Gości. Wiele firm decyduje się na zorganizowanie konferencji w hotelu biznesowym. Hotele nastawione na Gości biznesowych są bardzo dobrze przygotowane pod względem merytorycznym, by zorganizować konferencję i chętnie dostosowują się do oczekiwań Klientów.
Wybór hotelu to dobre rozwiązanie także wtedy, gdy konferencja biznesowa ma trwać kilka dni i planujemy nocleg dla Gości. Najwygodniejszym rozwiązaniem jest zatem organizacja konferencji i noclegu w jednym miejscu. Poszukiwania hotelu spełniającego wszystkie nasze oczekiwania mogą zająć sporo czasu, dlatego warto zająć się tym odpowiednio wcześnie.
Organizacja konferencji pod względem merytorycznym
Gdy już uda nam się nadać temu wydarzeniu podstawowe ramy, a więc wybierzemy termin oraz lokalizację konferencji, musimy zadbać o jej prawidłowy przebieg. Jeżeli chcemy korzystać z urządzeń audiowizualnych, upewnijmy się, że będą one działać bez zarzutu. Większość hoteli biznesowych jest dobrze zaopatrzonych w materiały i urządzenia potrzebne do przeprowadzenia konferencji, warto jednak upewnić się, czy dysponuje wszystkim, co jest nam potrzebne. Oprócz tego należy w budżecie konferencji uwzględnić zakup materiałów piśmienniczych dla uczestników, a także reklamowych, w postaci identyfikatorów, toreb z logo konferencji, teczek, ulotek i druków reklamowych.
Aby konferencja biznesowa była prestiżowym wydarzeniem, warto też zadbać o jej nagłośnienie poprzez odpowiednią promocję. Warto zadbać o patrona lub sponsora znanego i cenionego w danym regionie. Dzięki temu uzyskamy nie tylko wsparcie finansowe, ale i odpowiednią reklamę. Mile widziane są też ogłoszenia w prasie, Internecie czy lokalnym radiu. Dzięki dobrej organizacji oraz przemyślenia najdrobniejszych szczegółów związanych z organizacją konferencji z pewnością odniesiemy sukces!
